Tidsregistrering - sådan fungerer det! - Lidegaard Revision & Rådgivning

1. juli 2024 er den nye lov omkring tidsregistrering trådt i kraft.
Det er blevet lovpligtigt, at alle danske arbejdsgiver skal give deres medarbejdere mulighed for, at registrere deres arbejdstid ved, at indføre et tidsregistreringssystem.

Loven blev vedtaget for, at beskytte medarbejdernes rettigheder. Nærmere bestemt for at sikre, at arbejdsgivere overholder arbejdstidsreglerne, der siger:

at medarbejdere ikke må arbejde mere end 48 timer om ugen i gennemsnit inden for en hvilken som helst periode af fire kalendermåneder (også kaldet 48-timers-reglen)
at medarbejdere skal have 11 sammenhængende hviletimer inden for 24 timer (også kaldet 11- timers-reglen)
at medarbejdere har krav på én ugentlig fridag.

Ovenstående regler er allerede lovpligtige. Den nye lov skal blot gøre det nemmere at dokumentere, om loven overholdes eller ej.

OBS. Der findes undtagelser til arbejdstidsbestemmelserne, der er fastlagt for, at tilgodese de måder, man arbejder på i bestemte brancher og jobs. Disse undtagelser vil stadig være gældende, hvis man tidligere har været omfattet af disse.
Du kan tjekke på Arbejdstilsynets hjemmeside om, der gælder særlige regler for dit job/branche.

Hvilke virksomheder skal have stillet et tidsregistreringssystem til rådigheder?

Loven betyder, at alle danske arbejdsgiver skal have indført et tidsregistreringssystem til deres medarbejdere. Det er uden betydning, hvilken selskabsform virksomheden drives i, hvilken størrelse virksomheden har samt, hvor mange medarbejdere virksomheden har.
Derfor skal selv de helt små virksomheder med blot 1 ansat have stillet et tidsregistreringssystem til rådighed overfor deres ansatte.

Hvilke medarbejdere skal registrere arbejdstid?

Alle lønmodtagere i virksomheden er omfattet af den nye registreringspligt.
Loven gælder også for deltidsansatte, ansatte i fleksjob, ungarbejdere, sæsonarbejdere osv.

Hvem kan undtages fra registreringspligten?

En virksomheds administrerende direktør er typisk ikke lønmodtager og er derfor ikke omfattet af lovgivningen.

Selvtilrettelæggere er undtaget fra registreringspligten.
En selvtilrettelægger er en lønmodtager, der arbejder i en stilling, hvor vedkommende enten selv tilrettelægger al sin tid, eller hvor arbejdstiden ikke kan måles/fastsættes på forhånd.
OBS. I praktisk vil det formentlig være ganske få ansatte i virksomheden, der har den mulighed – hvis overhovedet nogen.
Jf. Kommissionens fortolkningsmeddelelse nævnes, at der eksempelvis kan være tale om visse højtstående ledere, eftersom de ikke er forpligtet til, at være på arbejdspladsen på bestemte tidspunkter, men selvstændigt kan bestemme deres tidsplan.
Hvis en medarbejder undtages fra registreringspligten, skal dette fremgå af vedkommendes ansættelseskontrakt.

Er der krav om et digitalt system?

Nej.
Der er metodefrihed for virksomheden til valget af tidsregistreringssystem. Systemet skal blot være egnet til, at måle den samlede daglige arbejdstid og være et objektivt, pålideligt og tilgængeligt system. Medarbejderen skal kunne tilgå sine oplysninger i 5 år plus en referenceperiode.

Der er således ikke krav om hverken en elektronisk en digital løsning. De tre betingelser skal blot være opfyldt.

Registrering af alle forhold i forbindelse med arbejdstidsregler jf. ovenstående
Arbejdsgiveren skal sørge for, at lønmodtageren altid selv kan se egne oplysninger i systemet.
Arbejdsgiveren skal opbevare de registrerede oplysninger i 5 år.

Arbejdsgiveren kan derved benytte et håndskrevet system, et system ført i excel eller digitalt fx via en applikation på telefonen.

Benytter du fx Danløn eller Dataløn til, at indberette løn så der disse to systemer allerede rullet hver af deres systemer ud som medarbejderen kan bruge.

Hvad skal registreres?

Det er den enkelte medarbejders samlede daglige arbejdstid, der skal registreres. Det er altså antallet af timer som medarbejderen har arbejdet.

I loven er der ikke opstillet krav om, at medarbejderen skal angive tidsmæssigt, hvornår arbejdet er udført, men den faktiske arbejdstid, der er udført den pågældende dag. Hvis medarbejderen således arbejder 7,5 time inden for normal arbejdstid og senere arbejder 1 time om aftenen derhjemme, skal medarbejderen registrere 8,5 time den pågældende dag.

OBS. Medarbejderne behøver kun, at registrere afvigelser fra den aftalte eller skemalagte arbejdstid. Arbejdsgiverne kan derved udfylde medarbejderens samlede daglige arbejdstid på forhånd og så efterfølgende medarbejderens godkendelse med eventuelle ændringer.

OBS. I bemærkningerne til loven står der, at medarbejderen skal registrere komme/gå tider. Det bliver bakket op af flere faglige organisationer, advokatfirmaer og andre, der rådgiver danske virksomheder. Det kan derfor senere gå hen og blive et krav.

Hvad tæller som arbejdstid?

Dette afhænger af en eventuel overenskomst og øvrige ansættelsesvilkår. Det er derfor svært, at give et svar på.

Anbefalingen må være, at arbejdspladsen skal fastsætte tydelige retningslinjer for, hvad der er arbejdstid.

Diverse

Husk at få udarbejdet en personalepolitik for tidsregistrering.
Denne personalepolitik skal indeholde oplysninger om, hvad der er arbejdstid, hvad der skal registreres, hvornår og hvordan. Hvad er sanktionerne, såfremt medarbejderne ikke registrerer sin arbejdstid mv. Det skal desuden tydeligt fremgå, at arbejdsgiveren foretager overvågning og kontrol af de registrerede data. Det er arbejdsgivers ansvar. Det er altså arbejdsgiverne, der skal kunne dokumentere, at der iværksættes fornødne tiltag for, at medarbejderne kan overholde reglerne i arbejdsloven samt arbejdsmiljøloven. Arbejdstilsynet vil føre kontrol med overholdelse af den nye lovgivning.

Husk GDPR.
Husk at give medarbejderne besked omkring privatlivsmeddelelser om den nye registrering, opdater GDPR- fortegnelsen, opdatere/lave nye databehandleraftaler osv.

Tilbage